固定資産管理システムとは？機能やメリット、選び方について解説！
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- 固定資産管理システムを導入することで固定資産管理業務の効率化ができる
- 固定資産管理システムを導入する際は、企業の目的と合ったシステムを選択する
- 固定資産管理システムの機能や種類、メリットを理解して導入することが重要
固定資産管理システムは、企業が保有する固定資産の管理や会計上の処理などを行うためのシステムです。企業にとって、固定資産の管理は欠かせない業務のひとつと言えます。この記事では、固定資産管理システムの機能やメリット、選び方などを解説します。
固定資産管理システムとは
固定資産管理システムとは、企業や組織が所有する固定資産を効率的に管理するシステムです。不動産・設備・機械装置・営業権・有価証券など固定資産の種類はさまざまですが、固定資産管理システムを導入し、一元的に管理することで大きなメリットをもたらします。
まず、各資産の所在地や状態、メンテナンス履歴などを一元管理することで、固定資産の状況を把握しやすくなります。また、資産の管理やメンテナンスの計画立案がしやすくなり、効率的な資産管理を行えるため、余剰コストを抑えられるのもメリットです。
さらに、税務や会計などの面でもメリットがあります。固定資産の評価額や償却費用、税務・会計の償却方法、耐用年数などの複雑な情報も、システム上で正確に管理できるため、税務申告などをスムーズに行うことが可能です。
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固定資産管理システムとは
固定資産管理とは
固定資産管理とは、企業や組織が所有する固定資産を適切に管理することです。固定資産には「1年以上保有・使用する資産」「10万円以上の資産」「販売目的でない資産」などの条件があります。
固定資産管理は法的に必要な業務です。法人税法や会計基準などの法律により、固定資産の評価や減価償却の計算、財務諸表の作成が求められます。さらに、不動産の売買や賃貸などの取引においても、正確な情報を提供することが必要です。
固定資産管理を適切に行うことは、資産の現状把握や適切な維持管理計画の立案、故障や不具合による生産活動・営業活動停止へのリスク軽減に繋がります。また、従業員の怪我や事故の防止にも効果的です。
固定資産の種類
固定資産には、「有形固定資産」「無形固定資産」「投資その他の資産」の3つの種類があります。
「有形固定資産」は、目に見える形で存在する固定資産で、土地・建物・機械装置・車両・デスク・椅子・パソコンなどが該当します。
「無形固定資産」は、目に見えない形で存在する固定資産で、特許権・著作権・借地権・営業権・ソフトウェアなどが該当します。
「投資その他の資産」は、上記の2つに該当しない固定資産で、短期的な売買目的ではない投資有価証券・関係会社株式・出資金・長期貸付金などが該当します。
以上のように、固定資産には「有形固定資産」「無形固定資産」「投資その他の資産」の3つの種類があり、それぞれの種類に応じた償却費用の計算や、適切な管理が求められます。
固定資産管理における課題
固定資産管理を行う際、企業によっては数千以上の膨大な量の固定資産を管理しなければならず、「情報の集約・確認に手間がかかる」「複数の情報が存在しておりどれが最新の情報かわからない」「担当者間での共有が難しい」といった課題を抱えている場合も多いです。
特に、紙やエクセルで管理している場合には細かい情報を管理しづらく、上記のような課題を感じやすい傾向にあります。課題解決のためには、固定資産に関する情報を一元管理できる固定資産管理システムを導入するのがおすすめです。
固定資産管理システムの種類
固定資産管理システムは以下4つの種類に分類できます。
- 国産の固定資産管理システム
- 外資系の固定資産サブシステム
- 小規模事業向けのパッケージソフト
- 棚卸・現物管理システム
企業や組織のニーズに合わせて、最適な種類の固定資産管理システムを選択することが重要です。自社のニーズと4つの種類のメリットを比較し、最適な固定資産管理システムを選択しましょう。
国産の固定資産管理システム
国産の固定資産管理システムは、日本の税法や改正法、習慣に合わせて開発された国産のパッケージシステムです。日本国内の中堅・大企業が導入するケースが多く、各企業のニーズに合わせてカスタマイズし、パッケージシステムを構築します。
資産管理の領域は、制度改正が多いため、長くシステムを利用するためにも各企業のニーズに合わせてカスタマイズした固定資産管理システムを選択することが重要です。
外資系の固定資産サブシステム
外資系の固定資産サブシステムは、外資系企業が提供するERP（企業資源計画）の中にある、固定資産システムを利用するタイプです。
ERPは、総合的に企業管理するシステムのため、固定資産管理システムに限らずさまざまなシステムを整えられます。ただし、外資系が提供するシステムでは、日本の税法・改正法に対応できないケースがあるため、注意が必要です。
外資系の固定資産サブシステムは、グローバルにシステムを導入できるため、海外に拠点を置いている企業には有効な手段と言えます。
小規模事業向けのパッケージソフト
小規模事業向けのパッケージソフトは、個人事業主や中小企業向けに開発されたソフトウェアで、買い切りのパッケージソフトを利用するタイプの固定資産管理システムです。
買い切りのパッケージソフトのため、カスタマイズは不向きですが、機能を限定的に絞れば比較的コストを抑えて導入できます。
棚卸・現物管理システム
棚卸・現物管理システムは、在庫品や固定資産などの実際の物品を数え、管理するためのシステムです。製造業や小売業などの業種で使用されることが多く、在庫品の管理や、製品の生産状況などを把握することを目的としています。
棚卸・現物管理システムは、一般的に棚卸や現物管理のみを行うことができ、減価償却や会計処理などの機能は、除かれている場合もあるため注意が必要です。
固定資産管理システムの主な機能
固定資産管理システムではどのような作業ができるのか、イメージが描きにくい方もいるでしょう。ここでは、固定資産管理システムに備えられている一般的な機能を解説します。以下の6つの機能により、固定資産管理の効率化が可能です。
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固定資産台帳の作成・管理
固定資産管理台帳とは、企業が所有している固定資産の情報を管理するための台帳です。この台帳には、固定資産の種類・数量・金額・取得日・耐用年数・減価償却費など、多くの情報が記載されます。
固定資産台帳は、会計処理や税務申告、業務資産の管理など、様々な業務に活用されるため、固定資産業務の中でも重要な機能です。
減価償却の処理
減価償却は、固定資産を取得した際に支払った費用を、その固定資産の耐用年数に応じて分割して費用計上することです。
減価償却費の計算方法には、定率法・定額法・一括償却・均等償却といった一般的な計算方法から、増加償却・特別償却・割増償却などの計算方法まで複数あります。企業のニーズに合う計算方法に対応しているか確認することが重要です。
減損会計の処理
固定資産の価値が、元の取得価格や帳簿価額を上回らなくなった場合に、その差額を損失として計上することを減損と言います。減損処理は固定資産の評価額を算出する上で重要な役割を果たします。
減損会計を行うことで、企業評価や企業価値が低下する恐れがありますが、財務状況を正確に把握する上で、大切な会計処理です。
建設仮勘定
建設仮勘定は、建設工事や改修工事が行われている途中の固定資産に対して仮の勘定科目として設けられる勘定科目です。
建設中の資産に関する支払いや諸経費が発生した場合、建設仮勘定に記帳しておきます。
建設が完成し、建設物が引き渡されたときに、建設仮勘定の金額を固定資産などに振り替えます。
申告書の作成
固定資産管理システムには、法人税申告に必要な各種書類を作成する機能があります。例えば、償却資産税申告書や別表十六の書類を効率的に作成することができます。
この機能を利用することで、煩雑な手作業を省略し、書類作成の正確性を高めることができます。さらに、年度末などの申告期限に合わせて、効率的に申告書を作成することができるため、申告の遅れや期限切れを防止することもできます。
会計ソフトとの連携
固定資産管理システムは、会計ソフトと連携することで固定資産業務が大幅に効率化されます。固定資産などの仕訳データを会計システムと連携させたり、償却資産税申告書や法人税申告書の出力をスムーズにしたりできるため、会計業務を効率化することができます。
また、償却費や固定資産税などの会計情報を正確に反映させることができるため、会計上の記録と固定資産台帳との整合性を確保することが可能です。
固定資産管理システムの導入メリット
固定資産管理システムを導入するメリットは多くあります。ここでは固定資産管理システムを導入する4つのメリットについて解説します。
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固定資産管理システムの導入メリット
すべての固定資産を一元管理できる
固定資産管理システムを導入することにより、固定資産情報を一元管理できるようになります。一元管理することで、管理台帳と申告書などの内容が一致しないといったミスがなくなり、より正確な固定資産業務が可能です。
また、紙やエクセル管理では難しかった細かい情報も管理が可能となります。例えば、物件の所在地・所有者・使用者・取得日・購入価格・償却方法・償却率・償却期間・減損損失・改造履歴など、多くの情報を管理でき、必要に応じて管理項目のカスタマイズも可能です。
手作業でのミスが起こりにくくなり、データの重複や不備が発生しないため、より信頼性の高い固定資産台帳を作成することができます。
リース資産の管理もできる
必要機材をリース取引により導入するケースもありますが、リース資産の管理は通常の固定資産の管理と異なり、やや煩雑です。固定資産管理システムは、リース資産についても効率的に管理できます。
固定資産管理システムでのリース資産の管理は、リース契約の期間・料金・更新日などの情報を一元化できるため、リース資産に関するデータを正確に管理することができます。また、リース資産の期限や更新日をシステム上で自動的に通知する便利な機能もあります。
正確に減価償却の計算ができる
固定資産管理システムには、減価償却の計算が自動で行える機能があります。減価償却を自動で計算する機能を活用すれば、人的ミスに繋がりやすい問題を解決することができ、より正確で効率的な業務処理が可能です。
減価償却は、固定資産の取得価額・償却率・期間など多数の要素から計算されるため、それらを手計算で行うとミスが起きるリスクがあります。しかし、固定資産管理システムを利用することで、自動的に減価償却の計算が行われるため、正確かつ迅速な処理が可能となります。
業務を効率化できる
固定資産管理システムを導入することで、固定資産の登録・管理・更新・評価・償却・棚卸・譲渡・廃棄などの全ての業務を効率的に行うことができ、コスト削減につながるというメリットもあります。
固定資産の管理においては、紙やエクセルでの管理では手間がかかるため、管理業務の遅れや人的ミスを引き起こすリスクもあります。固定資産管理システムを使用することで管理を自動化できるため、効率的に業務を進めることが可能です。
また、固定資産管理システムは会計ソフトとの連携も可能であり、各種会計処理を一元管理することもできます。これにより、複数のシステムを使い分ける手間を省き、業務の効率化と精度向上、コスト削減が図れます。
適切なセキュリティ管理を行える
固定資産管理システムを導入することで、セキュリティ管理を適切に行えるメリットもあります。一般的に固定資産管理を行う各プロセスでは承認作業が発生しますが、固定資産管理システムでは権限設定やログ管理を行えるため、セキュリティが高いです。
不正な操作が行われた場合にもログ管理機能により履歴がわかるため、すぐに原因の特定・対策の実施を行うことができ、内部統制にも効果を発揮します。
固定資産管理システムの選び方
固定資産管理システムにもさまざまな種類があるため、選定に迷うこともあるでしょう。ここでは、固定資産管理システムの選び方について解説します。固定資産管理システムを選ぶ際には、以下の6つのポイントに考慮することをおすすめします。
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固定資産管理システムの選び方
自社の固定資産管理に必要な機能が搭載されているか
固定資産管理システムを選ぶ際には、自社の固定資産管理業務に必要な機能がシステムに搭載されているかを確認することが重要です。
例えば、減価償却費の計算方法が自社の会計基準に合っているかを確認しましょう。特に、減価償却費の計算方法が定率法・定額法・一括償却・均等償却といった一般的でない計算方式を採用している場合は注意が必要です。
また、必要機材をリース取引により多数導入している企業は、建設仮勘定のシステムの機能・サポートが充実しているシステムを選択する必要があります。自社の固定資産管理業務の特性や要件に合致した機能がシステムに備わっていることで、効率的かつ正確な業務処理が実現できます。
自社の規模・予算と合っているか
固定資産管理システムを選ぶ際には、システムが想定している企業規模を確認することが重要です。中小企業向けに設計されているシステムや、大規模企業に向けた機能を搭載しているシステムもあるので、自社の規模や業務ニーズに合致したシステムを選択しましょう。
提供形態は大きく分けてクラウド型・オンプレミス型の2種類があり、かかるコストや料金体系が異なります。クラウド型は、既存のシステムを使用するタイプで、導入にかかる初期費用が比較的低く、月額利用料が発生します。
一方、オンプレミス型のシステムは、オーダーメイドのシステムで、導入に大きな初期費用がかかります。自社の予算や運用形態に合わせて、コストや料金体系を比較しましょう。
データ移行が可能か
固定資産管理システムを選ぶ際には、これまでのデータを移行できるソフトであるかを確認しておきましょう。既存の固定資産データを新たなシステムに移行することは効率的で継続性のある資産業務に欠かせません。
既存の固定資産管理台帳をスムーズにデータ移行できないリスクに備え、データ移行の機能やシステム提供会社のサポートサービスがより充実しているシステムを選択することをおすすめします。
セキュリティは問題ないか
固定資産は企業にとって重要な情報のため、システムを導入する際はセキュリティに問題がないかを確認しておきましょう。
オンプレミス型のシステムは、オーダーメイドのため、自社ネットワークでの運用になり、情報流出のリスクは比較的低いです。一方、クラウド型はインターネットを介してアクセスするため、情報流出のリスクが高まります。
クラウド型を検討している場合は、よりセキュリティ強度の高い固定資産管理システムを選択することをおすすめします。
税法改正やIFRSに対応しているか
固定資産管理システムを選ぶ際には、税法改正への対応やIFRS（国際財務報告基準）に対応しているかも重要なポイントになります。
固定資産業務は、法律の改正により影響を受けやすい領域です。法改正の度に、煩雑な作業や、コストをかけないためにも、固定資産管理システムを選ぶ際には、税法改正へのサポート・サービスが充実しているかを確認しておきましょう。
また、IFRS（国際財務報告基準）への対応も重要な要素です。IFRSの適用においては、今のところ強制ではありませんが、金融庁は普及を促進しており、適用している上場企業やグローバル企業も増えています。
IFRSとは
IFRS（International Financial Reporting Standards）国際財務報告基準は、国際会計基準委員会（IASB）によって策定された国際的な財務報告基準です。2005年に欧州連合（EU）が、域内上場企業に対して採用を義務付け、現在では120カ国以上で採用されています。
IFRSの目的は、企業の財務情報を一貫性のある形式で報告して、世界中の企業の財務情報を比較しやすくすることです。日本国内でのIFRSは任意適用ですが、金融庁は普及を促進しており、日本企業のIFRS適用は増加傾向にあります。
他システムとの連携は可能か
固定資産管理システムを導入する上で、他システムとの連携が可能かどうかも確認しておきましょう。他システムとの連携が可能であれば、資産業務がより効率的になり、また正確性も向上します。
例えば、会計システムとの連携が可能であれば、固定資産の取得や減価償却に関する情報が自動的に反映されます。これにより、手動でのデータ入力や二重の作業を防ぐことができ、人的ミスのリスクも軽減されます。
まとめ
固定資産管理システムの導入は企業に多くのメリットをもたらします。固定資産情報の一元管理や減価償却の自動計算、減損会計の処理、建設仮勘定機能、会計ソフトとの連携、各種申告書の作成などのさまざまな機能により、資産業務の効率化や正確性の向上が可能です。
システムを選ぶ際には、自社の規模に対応したシステムであるか、必要な機能を搭載しているか、既存のデータ移行は可能か、セキュリティに問題はないかなどを確認しておく必要があります。また、税法改正や国際財務基準のIFRSに対応しているかも重要です。
固定資産管理システムには企業の規模や搭載された機能によってさまざまな種類があります。よりよい選択をするためにも、まずは自社の求める機能やニーズ、予算などを明確にし、さまざまな固定資産管理システムを比較しましょう。
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